Frequently Asked Questions
  1. Utilisation générale de FORSbase
    1. A propos de FORSbase
      1. FORSbase, c'est quoi ?

        FORSbase est un espace de travail virtuel pour les étudiant·e·s et les chercheur·euse·s en sciences sociales. Actuellement, FORSbase permet de :

        1. chercher des projets de recherche effectués en Suisse dans les sciences sociales ;
        2. télécharger des données ;
        3. saisir et actualiser leurs projets de recherche ; et
        4. déposer leurs propres données.
        Une fois connecté·e, chaque utilisateur·trice accède à son propre espace de travail offrant l’accès à l'ensemble de ses propres projets et données (déposées ou téléchargées). Dans son espace de travail, il/elle peut aussi définir son profil et déterminer quelles informations il/elle souhaite recevoir de FORS. Un service de messagerie interne est également disponible pour collaborer et contacter facilement les auteur·e·s de projets de recherche et de données.

      2. Quels sont les principaux avantages à utiliser FORSbase ?
        Grâce à FORSbase, vous pouvez facilement :
        1. vous renseigner sur les projets de recherche actuels et antérieurs effectués en sciences sociales en Suisse, ainsi que saisir vos propres projets de recherche pour compléter notre catalogue et augmenter la visibilité de vos projets ;
        2. vous renseigner sur les données disponibles dans notre catalogue et les télécharger gratuitement et instantanément pour vos recherches ;
        3. archiver vos propres données afin d'assurer leur préservation à long terme, de les rendre accessibles via notre catalogue, d'augmenter ainsi les citations de vos données et de votre recherche, et de répondre aux exigences des institutions qui ont financé votre projet de recherche.
      3. Pourquoi m'enregistrer dans FORSbase ?

        FORSbase permet d'accéder en ligne aux descriptions de milliers de projets de recherche effectués depuis les années 1970, ce qui en fait l'inventaire le plus complet sur la recherche en sciences sociales en Suisse. Lorsque vous êtes enregistré·e dans FORSbase, vous pouvez obtenir des données de recherche, ajouter la description de votre propre projet, archiver et partager vos données.

        L’enregistrement des utilisateur·trice·s permet de contrôler l’accès aux jeux de données et aux informations que les chercheur·euse·s mettent à disposition via FORSbase. Nous pouvons ainsi assurer que les données sont téléchargées uniquement par des personnes authentifiées que nous pouvons facilement contacter en cas de besoin. Bien entendu, les informations personnelles communiquées lors de l’enregistrement ne sont pas transmises à des tiers.

    2. Enregistrement et paramètres
      1. Comment puis-je m'enregistrer dans FORSbase ?

        Depuis la page d'accueil, cliquez sur le bouton "Login" se trouvant en haut à droite de votre écran puis sur "Inscription". Vous êtes ensuite redirigé·e vers le formulaire d'inscription. Remplissez les informations (les champs dotés d'un astérisque sont obligatoires) et terminez votre enregistrement en cliquant sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche.

      2. Pourquoi je n'arrive pas à accéder aux données alors que je me suis enregistré·e dans FORSbase ?

        L’accès aux données disponibles dans le catalogue FORSbase n’est autorisé qu’une fois votre adresse e-mail validée par FORS (ce qui prend en général 1 à 2 jours ouvrables). Pour faciliter cette démarche, nous vous remercions de vous enregistrer avec votre adresse e-mail institutionnelle (liée à votre université, institut de recherche, etc.) et de remplir le champ "Adresse institutionnelle".

        Ce contrôle permet de restreindre l’accès aux données aux personnes autorisées et d’assurer que les données sont utilisées de manière compétente et informée.

      3. Comment puis-je accéder à mon espace personnel ?

        Le bouton "Login" se trouve en haut à droite de la page d’accueil de FORSbase et mène à la page de connexion.

      4. Comment se présente mon espace personnel et quelles possibilités offre-t-il ?

        L'espace personnel est constitué de 5 onglets, soit de gauche à droite :

        • l'onglet "Catalogue" : pour chercher des projets de recherche en sciences sociales en Suisse (avec ou sans données) et pour télécharger les données ;
        • l'onglet "Mes projets" : pour enregistrer vos propres descriptions de projets et, le cas échéant, déposer vos données dans FORSbase;
        • l'onglet "Mes téléchargements" : pour consulter et renouveler vos contrats utilisateur, pour télécharger les données et afficher les détails d'un téléchargement. Il faut avoir téléchargé au moins une fois des données pour que cet onglet s’affiche ;
        • l'onglet avec votre nom : pour modifier vos informations personnelles et les paramètres de votre compte et pour utiliser le service de messagerie de FORSbase ;
        • l'onglet "Accueil": pour trouver de l'aide (miniguides, FAQ, etc.) et des informations générales sur FORSbase.

      5. Comment puis-je modifier les informations contenues dans mon profil?

        Une fois enregistré·e dans FORSbase, vous pouvez modifier vos informations de profil en cliquant sur l'onglet avec votre nom. Ensuite, cliquez sur "Mon profil" et sur le bouton "Modifier" pour changer vos informations de profil. N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

      6. Comment puis-je utiliser FORSbase dans une autre langue ?

        FORSbase est disponible en français, allemand et anglais. Vous pouvez changer la langue en cliquant sur les boutons en haut à droite de votre écran. Vous pouvez aussi définir la langue dans les paramètres de langue de votre espace personnel. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet avec votre nom et cliquez sur "Mes préférences". Puis, cliquez sur le bouton "Modifier" et indiquez votre préférence de langue pour votre espace de travail et les communications de FORS. N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

      7. Comment puis-je recevoir les communications de FORSbase dans une autre langue ?

        Dans votre espace personnel, sélectionnez l'onglet avec votre nom et cliquez sur "Mes préférences". Puis, cliquez sur le bouton "Modifier" et indiquez votre préférence de langue pour les communications de FORS. N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Vous recevrez à présent les nouvelles communications dans la langue sélectionnée.

    3. Se familiariser avec le vocabulaire de FORSbase
      1. Quelle est la différence entre un projet, un jeu de données et un fichier de données?

        Dans le langage utilisé par FORSbase :

        • Un projet est la description d’un projet de recherche, soit l’élément de base (ou le premier niveau). Il peut contenir un ou plusieurs jeux de données, eux-mêmes constitués d'un ou plusieurs fichiers de données ainsi que des documents relatifs (par ex. questionnaire, codebook, rapport technique, etc.). A ce niveau, vous devez uniquement saisir des informations décrivant l'ensemble du projet de recherche.
        • Un jeu de données est un élément facultatif d’un projet (deuxième niveau). Il se compose d’un fichier de données ou de plusieurs fichiers de données, ainsi que de la documentation liée aux données. A ce niveau, vous devez uniquement saisir des informations décrivant le jeu de données.
        • Un fichier de données est un élément obligatoire du jeu de données (troisième niveau). Il s’agit d’un fichier qui contient des données de recherche à proprement parler. Les données peuvent être quantitatives ou qualitatives. Les formats des fichiers de données reflètent généralement les outils utilisés pour traiter les données (par ex. SPSS, R, Stata ou des fichiers texte). A ce niveau, vous devez saisir les informations décrivant le fichier de données et attacher à cette description le fichier.
        • Un document est un élément facultatif du jeu de donnée (troisième niveau). Il se rapporte à toute information utile à la compréhension du projet et des résultats (par ex. plan d’étude, publication), des données et de leur récolte (par ex. questionnaire, codebook, rapport technique, guide de l’utilisateur), accroissant ainsi le potentiel de réutilisation des données. A ce niveau, vous devez saisir les informations décrivant le document et attacher à cette description le fichier.

    4. Envoi de messages
      1. Comment contacter/envoyer un message à d'autres chercheur·euse·s via FORSbase ?

        Il y a différentes manières de contacter un·e chercheur·euse via FORSbase. Une première possibilité est de vous rendre dans le catalogue et choisir un projet. Dans la liste des auteur·e·s, cliquez sur le nom de la personne que vous voulez contacter. Vous pouvez choisir entre :

        • "Détails" pour accéder à différentes informations sur la personne ;
        • "Envoyer un e-mail" pour lui envoyer un e-mail en dehors du système de FORSbase ;
        • "Envoyer un message" pour lui envoyer un message avec le système de messagerie intégré dans FORSbase ; et
        • "Voir les projets" pour voir les projets dans lesquels cette personne est impliquée.

        Une deuxième possibilité pour contacter un·e chercheur·euse est de lui envoyer un message en utilisant directement le système de messagerie de FORSbase, disponible à partir de votre onglet personnel sous "Mes messages". Cliquez sur le bouton "Rédiger un message". Vous n'avez qu'à taper les premières lettres du nom ou du prénom de la personne et une liste déroulante apparaît avec tous les utilisateur·trice·s du système qui correspondent à votre requête. Vous pouvez aussi envoyer un message à plusieurs chercheur·euse·s simultanément.

        Attention : nous développons encore cette fonctionnalité. Pour l'instant, si vous envoyez un message à plusieurs personnes, ce message sera envoyé individuellement à chaque personne.
      2. Comment savoir quand j'ai reçu un message ?

        Lorsque vous avez reçu de nouveaux messages dans FORSbase, un chiffre (égal au nombre de nouveaux messages reçus) apparaît dans l'onglet avec votre nom (à droite de votre nom). Vous pouvez aussi choisir de recevoir un e-mail de FORSbase à chaque fois que vous recevez un message. Pour cela, dans votre onglet personnel, sous l'onglet "Mes messages", cliquez sur "Paramètres des notifications". Cochez la case "E-mail" en lien avec "Message reçu - Vous avez reçu un message".

      3. Est-il possible de recevoir une notification lorsque j'envoie/reçois un message dans FORSbase ?

        Oui. Pour cela, cliquez sur votre onglet personnel, puis sur "Mes messages" et sur "Paramètres des notifications".

        Cochez la case "E-mail" en lien avec "Message reçu - Vous avez reçu un message" pour recevoir un e-mail à chaque fois que vous recevez un message dans FORSbase.

        Cochez la case "E-mail" en lien avec "Message envoyé - Vous avez envoyé un message" pour recevoir un e-mail à chaque fois que vous envoyez un message dans FORSbase.

      4. Comment puis-je activer ou désactiver les notifications que je reçois par e-mail lorsque j'envoie/reçois un message dans FORSbase ?

        Pour activer ou désactiver les notifications de FORSbase, cliquez sur votre onglet personnel, puis sur "Mes messages" et sur "Paramètres des notifications". Respectivement cochez ou décochez les cases "E-mail".

  2. Rechercher des projets et des données
    1. Exploration du catalogue
      1. Comment trouver les données que je recherche ?

        Depuis la page d'accueil cliquez sur l'onglet "Catalogue". Vous pouvez chercher des projets et des données via la recherche plein texte ou la recherche avancée. Attention : la recherche par mot-clé n’est pas multilingue. Pour être exhaustive, elle doit être faite en français, allemand et anglais.

        Afin de chercher uniquement les projets pour lesquels des données sont disponibles dans FORSbase, cochez la case "Uniquement des projets avec des données". Une fois les résultats affichés, cliquez sur le titre d'un projet pour accéder à la description du projet, aux données et à la documentation. Voir aussi les miniguides "Découvrir le catalogue FORSbase" et "Obtenir des données".

      2. Pourquoi certains projets du catalogue ont des données archivées et d'autres pas?

        Le catalogue FORSbase regroupe des milliers de descriptions de projets de recherche effectués en sciences sociales en Suisse à partir des années 70. Cependant, ce n’est que pour une petite partie de ces projets que des jeux de données ont été archivés à FORS (et au SIDOS avant 2008).

      3. Comment puis-je sauvegarder les résultats de la recherche effectuée dans le catalogue ?

        Vous pouvez afficher les résultats de votre recherche (jusqu'à 100 résultats par page), puis cliquer sur le logo "imprimante" en haut à droite de l'espace de recherche. Vous pourrez alors imprimer votre recherche ou la sauvegarder en format PDF.

  3. Accéder aux données
    1. Général
      1. Est-ce que les données sont gratuites ?

        Oui, toutes les données disponibles via FORSbase sont gratuites.

      2. Dans quels formats (SPSS, STATA, R, etc.) les données sont-elles disponibles ?

        Les données sont pour la plupart disponibles en format SPSS (.sav). Certains fichiers de données sont également disponibles en format Stata (.dta), Excel (.xlsx) ou CSV (.csv).

      3. A quelles informations ai-je accès sans m'enregistrer dans FORSbase ? Et une fois que je me suis enregistré·e ?

        Sans être enregistré·e dans FORSbase, vous avez accès à la description des projets de recherche en sciences sociales en Suisse et, le cas échéant, à la description des données disponibles. Dans ce cas-ci, vous pouvez aussi accéder à la documentation publique grâce à l’onglet « Documents » de l’aperçu du projet. Pour cela, depuis la page d'accueil cliquez sur l'onglet "Catalogue".

        Toutefois, ce n'est qu'en étant enregistré·e et connecté·e dans FORSbase que vous pourrez télécharger des données et la documentation complète du projet en acceptant le contrat utilisateur correspondant (voir 1.1.2 et 1.1.3).

      4. Est-il possible d'accéder à la documentation d'un projet sans être enregistré·e ou connecté·e ?

        Oui, vous pouvez accéder à la documentation publique liée à un projet ou à un jeu de données à partir du catalogue, même si vous n'êtes pas enregistré·e et connecté·e dans FORSbase. Ce type de documentation contient par exemple la description du projet, les questionnaires et les rapports liés au projet de recherche.

    2. Accès aux données
      1. Comment puis-je accéder aux données ?

        Sous l'onglet "Catalogue", trouvez un projet de recherche qui vous intéresse à l'aide de l’outil de recherche (via la recherche plein texte ou la recherche avancée). Cochez la case "Contient des données" pour que le résultat n'affiche que des projets avec des données disponibles dans FORSbase. Cliquez sur le projet de votre choix. Vous arrivez ensuite sur la page du projet contenant les métadonnées sur le projet et sur le·s jeu·x de données disponible·s, ainsi que la documentation publique. Sous l'onglet "Jeux de données", choisissez un jeu de données et cliquez sur le bouton "Télécharger les données". Vous devrez ensuite remplir une description de la recherche prévue à l'aide des données. Enfin, acceptez le contrat utilisateur. Dans la plupart des cas, les données sont disponibles immédiatement sous l'onglet "Mes téléchargements". Parfois, l'accord préalable de l'auteur·e des données est nécessaire. Dans ce cas, la demande est envoyée automatiquement au moment où vous acceptez le contrat utilisateur, puis il faut attendre la réponse de l'auteur·e avant de pouvoir télécharger les données, ce qui prend en général quelques jours. Voir aussi le miniguide "Obtenir des données".

      2. Pourquoi dois-je donner une description de la recherche prévue avant de pouvoir télécharger les données ?

        La description de la recherche prévue permet de justifier votre demande et de démontrer que les données sont bien utilisées dans le contexte scientifique ou pour la formation universitaire. De plus, un accord préalable de l'auteur·e des données est parfois nécessaire. Il s'agit donc de bien expliquer l'utilisation des données afin que l'auteur·e puisse prendre une décision sur le partage de ses données en toute connaissance de cause.

      3. Une fois le contrat utilisateur accepté, combien de temps faut-il attendre pour accéder aux données ?

        Dans la plupart des cas vous avez directement accès aux données, sauf si l'accord préalable de l'auteur·e est nécessaire. Dans ce dernier cas, il faudra attendre la décision de l'auteur·e, ce qui ne prend en général que quelques jours.

      4. Pourquoi je n'ai pas accès directement aux données, alors que j'ai accepté le contrat utilisateur?

        Certains jeux de données ne sont accessibles qu’après un accord préalable de l'auteur·e. Il faut donc attendre l'approbation de l'auteur·e avant de pouvoir télécharger ces données, ce qui ne prend en général que quelques jours. Dans le cas où l’accès vous serait refusé par l'auteur·e, essayez de réviser la description de la recherche prévue. Vous avez aussi la possibilité d'écrire un message à l'auteur·e des données ou de nous contacter.

      5. Comment savoir à l'avance s'il y a besoin de l'accord préalable de l'auteur·e ou si j'ai accès directement aux données une fois le contrat utilisateur accepté ?

        Lorsque vous avez choisi un projet dans le catalogue, cliquez sur "Jeu de données". Dans la description du jeu de données, vous verrez le champ "Permission spéciale" :

        • s’il est inscrit "Aucune" : alors l'accord préalable de l'auteur·e n'est pas nécessaire, les données peuvent être téléchargées directement après avoir accepté le contrat ;
        • s’il est inscrit "Accord préalable de l'auteur" : alors vous devrez attendre l'accord de l'auteur·e une fois que vous aurez accepté le contrat.

      6. Où puis-je trouver les données lorsque le contrat utilisateur a été accepté ?

        Les données sont accessibles sous l'onglet "Mes téléchargements". Cliquez sur le jeu de données concerné, puis cliquez sur le bouton "Télécharger les données". Les données et la documentation seront automatiquement téléchargées et vous les retrouverez dans votre espace de téléchargement.

      7. Que faire lorsque l’auteur·e refuse de me donner accès à ses données ?

        Dans le cas où l'accès à un jeu de données est refusé par l'auteur·e des données, vous recevrez un e-mail avec les raisons de ce refus. Si nécessaire, vous pouvez demander des précisions à l’auteur·e en utilisant le système de messagerie interne ou les informations de contacts disponibles dans FORSbase (voir 1.4.1). Dans certains cas, une révision de la description de la recherche prévue peut s’avérer utile. Vous avez aussi la possibilité de nous contacter.

    3. Contrat utilisateur
      1. Où puis-je trouver mon contrat utilisateur ?

        Allez sous l'onglet "Mes téléchargements" et cliquez sur le jeu de données pour lequel vous avez accepté le contrat utilisateur. Vous pouvez consulter le contrat en cliquant sur le bouton "Afficher le contrat".

      2. Que se passe-t-il lorsque mon contrat utilisateur a expiré ?

        Lorsque votre contrat utilisateur est échu, vous recevrez un e-mail pour vous le notifier. Vous êtes tenu·e par le contrat utilisateur d'effacer les données à la fin du contrat et de le confirmer par e-mail à FORS (dataservice@fors.unil.ch). Sans réaction de votre part, un rappel vous est d’abord envoyé, et ensuite votre compte utilisateur est bloqué.

        Si toutefois vous avez encore besoin des données, vous pouvez prolonger la période d’utilisation en acceptant un contrat utilisateur pour une nouvelle période (voir 3.3.3).

      3. Comment puis-je prolonger mon contrat utilisateur ?

        A l'échéance de votre contrat utilisateur, vous pouvez accepter un nouveau contrat utilisateur pour continuer à utiliser les données. Sous "Mes téléchargements", cliquez sur le jeu de données dont vous souhaitez prolonger l’utilisation. Puis cliquez sur le bouton "Renouveler le contrat". Remplissez les renseignements et acceptez à nouveau le contrat.

    4. Citations
      1. Comment dois-je citer les données dans mon travail ?

        La citation à utiliser se trouve au début du contrat utilisateur que vous avez accepté avant de recevoir les données. Vous pouvez accéder à vos contrats utilisateurs sous l'onglet "Mes téléchargements". Pour afficher un contrat, cliquez sur le titre du jeu de données relatif, puis sur "Afficher le contrat".

        Vous trouverez également cette citation dans la description du jeu de données publiée dans le catalogue FORSbase.

      2. Pourquoi dois-je communiquer à FORS les références des publications effectuées en utilisant les données secondaires acquises via FORSbase ?

        Ces informations intéressent d’abord les auteur·e·s des données, mais aussi les institutions qui ont financé les projets. Elles sont également utiles aux personnes intéressées à employer ces données. Ensuite, dans le contrat utilisateur que vous avez accepté, vous vous êtes engagé·e à informer FORS de toutes les publications basées sur ces données. Les références des publications apparaîtront ensuite dans le catalogue, ce qui donnera plus de visibilité à votre publication. Nous vous demandons donc de nous communiquer par e-mail (dataservice@fors.unil.ch) les références de chacune de vos publications.

  4. Enregistrer un projet
    1. Comment enregistrer un projet ?
      1. Comment puis-je enregistrer mon projet dans FORSbase ?

        Afin d'enregistrer un projet dans FORSbase, vous devez premièrement vous enregistrer et vous connecter dans le système (voir 1.2.1). Ensuite, sous l'onglet "Mes projets", cliquez sur le bouton "Nouveau projet". Remplissez tous les champs obligatoires et terminez l'action en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Assurez-vous de lier toutes les personnes qui ont contribué à ce projet. Finalement, soumettez le projet en cliquant sur le bouton "Soumettre". Une fois que votre projet est validé par FORS, il apparaîtra dans le catalogue. Pour plus de détails, voir le miniguide « Publier votre projet sur FORSbase ».

      2. Pourquoi enregistrer mon projet dans FORSbase ?

        Votre projet de recherche va figurer dans le catalogue de recherches en sciences sociales le plus complet à ce jour en Suisse. Il s’agit d’une excellente occasion de le faire connaître au-delà des frontières de votre discipline et de développer votre réseau. L’enregistrement d’un projet dans notre catalogue peut également être le premier pas vers le partage de vos données !

      3. Quelles personnes doivent-être liées à un projet et comment le faire ?

        Sous l'onglet "Mes projets", choisissez le projet à modifier. Dans le "Détails du projet", cliquez sur "Lier personne(s)". Vous pouvez alors ajouter toutes les personnes qui ont contribué au projet et leur attribuer un rôle (responsable du projet, collaborateur scientifique ou collaborateur administratif). Il doit y avoir au moins un responsable du projet.

        Ensuite, vous devez leur attribuer des droits (aucun, administrer, modifier, soumettre). Assurez-vous de vous donner le droit de soumettre, sinon vous ne pourrez pas soumettre votre description de projet afin qu’elle soit publiée dans le catalogue FORSbase. L'ordre des personnes inscrites dans le champ "Auteurs" est repris dans la citation bibliographique (à l'exception des collaborateurs administratifs qui ne sont pas listés dans la citation). Vous pouvez toujours changer l'ordre manuellement en cliquant et glissant la personne choisie à la place désirée dans la liste.

      4. Quelles différences y a-t-il entre les droits que l’on peut attribuer à chaque personne liée au projet ?

        Les droits attribués à une personne définissent son champ d'action au niveau d’un projet et des jeux de données dans FORSbase. Le choix se fait parmi quatre niveaux :

        1. Aucun : Aucun droit de modification ou d’ajout au niveau du projet et des éléments associés (jeu de données, fichier de données, documentation) ;
        2. Modifier : Droits de créer, d'éditer et de supprimer le projet, les jeux de données, les fichiers de données et la documentation ;
        3. Administrer : Droits de modifier (2) auxquels s’ajoute celui d'attribuer ou de modifier les droits des personnes liées au projet ;
        4. Soumettre : Droits de modifier (2) et d’administrer (3) auxquels s’ajoute le droit de soumettre une description de projet et de déposer les données.

        Attention, la personne qui dépose les données doit avoir le droit de soumettre.
      5. Comment puis-je supprimer un projet ?

        Tant que votre projet n’est pas soumis, vous pouvez le supprimer à tout moment. Sous l'onglet "Mes projets", cliquez sur le projet en question. Dans la description du projet, cliquez sur le bouton "Supprimer" en haut à gauche.

        Si votre projet a déjà été soumis ou publié dans le catalogue FORSbase, alors vous ne pouvez plus le supprimer. Veuillez, dans ce cas, nous contacter.

  5. Déposer des données
    1. Raisons pour déposer des données
      1. Pourquoi devrais-je déposer mes données dans FORSbase ?

        Le dépôt de vos données dans FORSbase permet d'assurer leur préservation à long terme et les met à l'abri d'une éventuelle perte. De plus, vos données sont ainsi mises à disposition de tiers, ce qui peut augmenter la citation de vos données et mettre en avant votre travail. Dans certains cas, le dépôt des données répond également aux exigences des institutions qui ont financé votre projet de recherche.

    2. Conditions d’accès et sécurité
      1. Dans quel but mes données seront utilisées et sous quelles conditions seront-elles distribuées?

        Les données déposées dans FORSbase ne sont utilisées que dans des buts de recherches scientifiques et/ou d’enseignement. Les chercheur·euse·s ne peuvent y avoir accès qu’après acceptation d’un contrat stipulant ces conditions et par lequel ils s’engagent également à respecter les règles de l’éthique scientifique et à citer les données de manière appropriée. Cliquez ici pour un exemple de contrat utilisateur standard.

      2. A qui mes données sont-elles distribuées? Est-ce que je peux décider qui accède à mes données ?

        Vos données seront distribuées aux chercheur·euse·s et étudiant·e·s affilié·e·s à une université, une haute école ou un institut de recherche dans des buts de recherches scientifiques et/ou d’enseignement. Les chercheur·euse·s appartenant à d’autres types d’institutions ou provenant du secteur privé peuvent également demander un accès, mais de telles requêtes sont soigneusement examinées.

        Si vous désirez décider vous-même, au cas par cas, qui a accès à vos données, vous devez sélectionner la fonction "Accord préalable de l'auteur", dans le champ "Permission spéciale" de la description de votre jeu de données. Le chemin est le suivant : dans l'onglet "Mes projets", cliquez sur le projet contenant le jeu de données en question. Puis, sélectionnez l'onglet "Jeux de données" et cliquez sur le jeu de données désiré. Enfin cliquez sur le bouton "Modifier".

        De cette manière, vous recevrez par e-mail une copie de chaque demande, avec les informations concernant la personne qui désire accéder aux données, ainsi qu'une brève description de ses intentions d'analyses. Les données ne seront mises à disposition qu'après avoir reçu une réponse positive de votre part. Néanmoins, en choisissant cette option, sachez que vous vous engagez à répondre aux demandes des personnes intéressées dans un délai de quelques jours. Au-delà de ce délai, le service de données de FORS se réserve le droit de prendre une décision à votre place.

      3. Puis-je mettre un embargo sur la distribution de mes données ?

        Oui, vous pouvez choisir la date à partir de laquelle vos données seront disponibles publiquement. Jusqu'à cette date un embargo a lieu. Sous "Mes projets", cliquez sur le jeu de données en question (ou créez-le). Dans le champ "Publication des données dès" indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez que vos données soient disponibles.

      4. Comment mes données de recherche sont-elles sécurisées ?

        Tout en offrant un accès libre et facile aux données, FORS s'engage en même temps à protéger la confidentialité des répondant·e·s et les droits des auteur·e·s des données. Afin d'assurer la confidentialité, FORS s'appuie sur une combinaison de mesures : anonymisation, critères d’accès, consentement éclairé des participants à la recherche, et clauses du contrat utilisateur qui empêchent les utilisateur·trice·s des données d'identifier des cas. Nos pratiques sont conformes aux lois fédérales suisses de protection des données. Le contrat de dépôt stipule également que l’auteur·e des données a recueilli et traité les données conformément à la législation nationale existante en matière de protection des données et confirme que les données ont été anonymisées.

    3. Comment déposer des données – en général
      1. Comment puis-je déposer mes données dans FORSbase ?

        Afin de déposer vos données dans FORSbase, vous devez premièrement vous enregistrer dans le système (voir 1.2.1), puis deuxièmement créer votre projet et le soumettre (voir 4.1.1 et le miniguide "Publier votre projet sur FORSbase"). La soumission du projet est nécessaire pour que, par la suite, vous puissiez déposer vos données.

        Troisièmement, à l'intérieur de ce projet vous devez créer un jeu de données, ou plus suivant la structure de votre projet (voir 5.4.1 et le miniguide "Archiver vos données avec FORSbase"). Pour créer votre jeu de données, allez sous l'onglet "Mes projets" et cliquez sur le projet en question. Puis, sélectionnez l'onglet "Jeux de données" et cliquez sur le bouton "Ajouter". Remplissez la description du jeu de données et cliquez sur "Enregistrer". Le jeu de données est ainsi créé.

        Quatrièmement, au sein du jeu de données, vous pouvez télécharger le·s fichier·s de données et la documentation. Pour ce faire, au niveau de la description du jeu de données, cliquez sur les boutons "Ajouter un document" et "Ajouter un fichier de données". Puis, remplissez la description du fichier de données ou du document et téléchargez les fichiers en questions.

        Finalement, lorsque tous vos fichiers sont téléchargés, vous pouvez déposer chaque jeu de données. Sous "Mes projets", cliquez sur le projet en question. Puis, dans l'onglet "Jeux de données", sélectionnez le jeu de données que vous voulez déposer. Cliquez sur le bouton "Déposer le jeu de données" et acceptez le contrat de dépôt. Votre jeu de données et les fichiers liés (fichiers de données et documents) seront alors traités par FORS. Vous ne pouvez plus modifier le jeu de données (ni les fichiers liés) jusqu'à ce que FORS ait fini le traitement. Si tout est en ordre, vos données seront disponibles via le catalogue FORSbase. Vous serez alors averti·e par e-mail.

      2. Pourquoi dois-je soumettre le projet avant de déposer le jeu de données ?

        Dans la conception de FORSbase, le projet de recherche est l’unité principale, alors que le jeu de données n’en est qu’un élément facultatif (voir 1.3.1). Il est ainsi indispensable que vous soumettiez la description du projet avant de déposer le jeu de données correspondant.

      3. Si je soumets le projet, est-ce que le jeu de données est déposé automatiquement ?

        Non, lorsque vous soumettez un projet, les jeux de données qu'il contient ne sont pas automatiquement déposés. Après la soumission de votre projet, vous pouvez continuer à travailler sur les jeux de données, les fichiers de données et la documentation. Le dépôt des données se fait dans une procédure propre, de manière indépendante (voir 5.3.1).

      4. Est-ce que le projet et le jeu de données peuvent être respectivement soumis/déposés à différents moments ?

        Oui. Il est important que vous soumettiez la description du projet en premier (voir 5.3.2). Vous ne pouvez déposer le jeu de données (contenant les fichiers de données et la documentation correspondante) qu'ensuite. La soumission du projet et le dépôt du jeu de données étant deux procédures séparées, il est tout à fait possible de déposer des données bien après la soumission d’un projet.

      5. Est-ce que les changements effectués sur mes projets de recherches et mes données sont visibles instantanément ?

        Oui, les changements effectués sont instantanément visibles pour vous. Par contre, il faudra attendre la publication du projet ou du jeu de données pour que ces changements soient visibles dans le catalogue.

    4. Comment déposer des données – au niveau du jeu de données
      1. Comment définir ce qu'est un jeu de données dans mon cas ? A quel moment devrais-je créer un jeu de données supplémentaire ?

        Un projet peut contenir un ou plusieurs jeux de données, eux-mêmes constitués d'un ou plusieurs fichiers de données ainsi que de la documentation. Dans le cas où votre projet comprend plusieurs fichiers de données, au moment du dépôt des données se posera alors la question de l'organisation des jeux de données et des fichiers de données (voir 1.3.1).

        Bien qu’il n’y ait pas de règles absolues en la matière, voici quelques éléments qui peuvent aider à structurer vos données. Un jeu de données devrait contenir des fichiers de données similaires de par leur thème, leur population, la méthode utilisée et/ou le moment de la récolte. Un nouveau jeu de données devrait être créé lorsque les fichiers de données sont trop différents selon ces critères, par exemple en cas d'enquêtes auprès de populations distinctes, d'utilisation de méthodes quantitative et qualitative, ou de vagues d'enquêtes espacées dans le temps. Il est également nécessaire de créer un nouveau jeu de données lorsque les conditions d’accès aux données diffèrent.

      2. Comment choisir un titre distinctif pour mon jeu de données et pourquoi est-ce important ?

        Le titre que vous donnez à votre jeu de données sera automatiquement repris dans la citation de vos données. Il est donc important de donner un titre clair, précis, et distinctif à votre jeu de données. Pour cela, choisissez un titre qui décrive par exemple le sujet de la recherche, l'année et la population. Par ex. :

        • titre du projet: Moniteur du marché de l'emploi ;
        • titre du jeu de données: Relevé des annonces d'emploi 1950-2015.

      3. Où se trouve le champ de la citation bibliographique ?

        Lorsque vous créez un jeu de données pour la première fois, il n'y a pas de champ pour la citation bibliographie. Elle est créée automatiquement par FORSbase lorsque la description du jeu de données est sauvegardée pour la première fois dans le système. Il faut donc enregistrer le jeu de données et le rouvrir (cliquez sur "Modifier") pour que les champs concernant la citation bibliographique apparaissent.

      4. Comment est créée la citation bibliographique ?

        FORSbase propose par défaut une citation bibliographique créée à partir du titre de votre jeu de données et des personnes liées au projet de recherche (les responsables du projet et les collaborateurs scientifiques). Il est donc important de lier toutes les personnes qui ont pris part au projet (voir 4.1.3) et de donner un titre précis à chacun de vos jeux de données (voir 5.4.2).

        Vous pouvez également modifier manuellement la citation proposée (voir 5.4.5).

      5. Comment modifier la citation bibliographique créée automatiquement par FORSbase ?

        Sur la page de détails du jeu de données, cliquez sur modifier, afin de passer en mode d’édition. La case "Je souhaite modifier la citation standard proposée pour ce jeu de données" permet d’afficher une copie de la citation générée par FORSbase que vous pouvez librement éditer. Attention, pour que la case à cocher apparaisse, il faut que vous ayez déjà créé et enregistré votre jeu de données.

      6. Comment mes données seront-elles citées ?

        Les utilisateur·trice·s des données sont tenu·e·s par le contrat utilisateur de citer les données téléchargées dans chaque publication. La citation bibliographique est transmise aux utilisateur·trice·s en préambule du contrat utilisateur (voir contrat utilisateur type). Elle se trouve également dans la documentation livrée avec les données.

      7. Comment puis-je supprimer un jeu de données ?

        Tant que vous n’avez pas soumis le jeu de données, vous pouvez le supprimer très simplement. Sous l'onglet "Mes projets", cliquez sur le projet, puis sur le jeu de données concerné. Dans la description du jeu de données, cliquez sur le bouton "Supprimer" en haut à gauche.

        Si, par contre, vous avez déjà soumis votre jeu de données, alors vous ne pouvez plus le supprimer librement. Dans ce cas, veuillez nous contacter.

    5. Comment déposer des données  – au niveau du fichier de données et de la documentation
      1. Quel type de documentation dois-je ajouter ?

        Afin que vos données soient réutilisables par d'autres chercheur·euse·s, il est important d'ajouter toute la documentation pertinente par rapport à votre jeu de données. Les chercheur·euse·s auront ainsi une meilleure compréhension de vos données et de la manière dont elles ont été créées. La documentation peut par exemple être constituée de codebooks, questionnaires, rapports méthodologiques ou de guides utilisateur (voir 1.3.1).

      2. Dans quels formats puis-je déposer mes données ?

        Vos données peuvent être déposées dans différents formats, mais de préférence en SPSS ou en Stata pour ce qui concerne les données quantitatives. Vous trouverez également une liste des formats acceptés.

      3. Pourquoi dois-je activer la case "Données anonymisées" pour pouvoir déposer mes données ?

        En règle générale, le service des données de FORS ne publie que des jeux de données qui ont été anonymisés par la suppression des identificateurs directs, tels que les noms, l’adresse, le numéro de téléphone, etc., permettant l’identification de participants. Il est important que ce travail soit effectué par les chercheur·euse·s autant que possible, dans la mesure où ce sont eux et elles qui connaissent le mieux leurs données et qui sont à même de supprimer des informations sans compromettre la qualité et la réutilisation des données. Bien que le service de données de FORS effectue un contrôle, il n'est pas responsable de l'anonymisation de vos données et peut, si besoin, refuser les données qui n'ont pas été proprement anonymisées.

      4. A quoi servent les deux boutons "Copier" et "Changer de lien", qui apparaissent une fois que j'ai enregistré un fichier de données ou un document ?

        Lorsque vous êtes dans la description d'un fichier de données ou d'un document, deux boutons "Copier" et "Changer de lien" apparaissent une fois que vous avez sauvegardé ces éléments.

        Le bouton "Copier" permet de copier les métadonnées insérées dans une nouvelle description à laquelle vous pouvez attacher un autre fichier de données ou document. Cette fonctionnalité n’est évidemment utile que si vous avez plusieurs fichiers de données ou documents qui partagent un grand nombre de métadonnées.

        Le bouton "Changer de lien" permet de déplacer un fichier de données ou un document au sein d’un même projet en le liant à un autre jeu de données.

    6. Contrat de dépôt
      1. Que stipule le contrat de dépôt ?

        Ce contrat règle les conditions générales du dépôt de données, ainsi que les principaux droits et devoirs des parties engagées, c’est-à-dire des auteur·e·s des données et de FORS. Vous pouvez consulter le contrat de dépôt type.

      2. Comment accepter le contrat de dépôt ?

        Il suffit de cocher la case "Accepter" en bas à gauche du contrat à la fin de la procédure de dépôt.

      3. Où puis-je trouver mon contrat de dépôt ?

        Une fois que vous avez accepté le contrat de dépôt, le contrat est accessible sous l'onglet "Mes projets". Une fois le projet qui vous intéresse sélectionné, cliquez sur l'onglet "Contrats". Vous aurez alors accès à votre contrat de dépôt ainsi qu'aux contrats utilisateur que les chercheur·euse·s et étudiant·e·s acceptent lorsqu'ils téléchargent vos données.

    7. Après la procédure de dépôt
      1. Où puis-je trouver mes données lorsque le dépôt des données est terminé?

        Sous l'onglet "Mes projets", sélectionnez le projet qui contient le jeu de données que vous recherchez. Dans l'aperçu du projet cliquez sur l'onglet "Fichiers associés" pour accéder à vos données. Les fichiers associés à un jeu de données sont également accessibles au bas de la page de détails du jeu de données.

      2. Est-il possible d'ajouter un fichier de données ou un document, ou de modifier des champs une fois que j'ai soumis le projet (1) ou déposé le jeu de données (2) ?

        La possibilité de modifier un projet ou un jeu de données est clairement indiquée sur la liste de vos projets ou de vos jeux de données par l’affichage d’un crayon tout à droite de la ligne.

        1. Lorsque vous avez soumis votre projet, vous ne pouvez plus modifier les métadonnées qui le décrivent pendant qu'il est traité par FORS. Par contre, vous pourrez continuer à ajouter et/ou à modifier les jeux de données, les fichiers de données et les documents contenus dans le projet. Lorsque FORS a fini le traitement de votre projet, vous pouvez le mettre à jour. Une nouvelle version est alors créée, qui vous permet de modifier les métadonnées du projet.
          Pour voir le statut exact de votre projet, cliquez sur l'onglet "Mes projets" et vérifiez la colonne "Statut". Lorsque le statut indique "En édition", "En réédition" ou "Publié", vous pouvez modifier les métadonnées liées au projet. Lorsque le statut de votre projet est "Soumis" ou "En revue", vous ne pouvez pas modifier les métadonnées liées au projet.
        2. Lorsque vous avez déposé votre jeu de données, vous ne pouvez plus modifier les métadonnées qui le décrivent tant qu'il est traité par FORS. Il n'est pas non plus possible d'ajouter ou de modifier des fichiers de données et des documents au sein du jeu de données déposé. Lorsque FORS a fini le traitement de votre jeu de données, vous pouvez le mettre à jour. Une nouvelle version est alors créée que vous pouvez modifier, ainsi que les fichiers de données et des documents reliés.
          Pour voir le statut exact de votre jeu de données, sous "Mes projets", cliquez sur le projet désiré, puis cliquez sur l'onglet "Jeux de données" et vérifiez la colonne "Statut". Lorsque le statut indique "En édition", "En réédition", "Publié" ou "Rejeté", vous pouvez modifier le jeu de données ainsi que les fichiers et les documents joints. Lorsque le statut de votre jeu de données est "Soumis" ou "En revue", vous ne pouvez ni modifier le jeu de données, ni les fichiers et les documents joints.

      3. Une fois que mon projet/mon jeu de données a été publié dans le catalogue, est-ce que je peux encore apporter des changements ?

        Oui, vous pouvez cliquer sur le bouton "Actualiser" en haut à gauche de la description du projet/du jeu de données. Cette action crée une nouvelle version que vous pourrez modifier, puis soumettre afin de remplacer la dernière version publiée.

      4. Pourquoi je ne peux plus modifier mon projet ou mon jeu de données ?

        Une fois que vous avez soumis votre projet ou déposé votre jeu de données, FORS doit traiter votre soumission ou dépôt. Pendant ce temps, vous ne pouvez plus modifier les métadonnées liées à votre projet (dans le cas de la soumission d'un projet) ou les métadonnées et les fichiers liés à votre jeu de données (dans le cas du dépôt d'un jeu de données). Il faut attendre la publication du projet ou du jeu de données dans le catalogue pour pouvoir y apporter des modifications par le biais d’une nouvelle version (voir 5.7.2).

      5. Comment voir qui a téléchargé mes données ?

        Actuellement, tous les responsables du projet (PI) sont notifié·e·s par e-mail lorsque des données ont été téléchargées. Prochainement, nous ajouterons un onglet dans l'aperçu du projet sous "Mes projets" qui indiquera qui a accédé aux données et à quel moment.